Consejos para organizar un evento de empresa

Los eventos de empresa son actos formales que se celebran con los diferentes miembros de una empresa. Para que el desarrollo del evento se celebre correctamente debe estar bien planificado y se debe de concretar el tipo de acto que se quiere realizar, el objetivo del mismo y a quien se dirige para aunar todos los esfuerzos en una misma dirección.  Cada tipo de evento tiene una organización distinta y requiere más o menos planificación. Veamos los tipos de actos que puede haber en una empresa:

Actos propios externos:

  1. Dirigidos a un tipo de público:
    • Reuniones de trabajo.
    • Ruedas de prensa.
    • Visitas y Jornadas de puertas abiertas…
  2. Dirigidos a varios públicos:
    • Actos de trabajo (seminarios…).
    • Grandes conmemoraciones (inauguraciones…).
    • Otros: entrega de premios…

Actos propios internos: Reuniones de trabajo, Asambleas internas, sesiones informativas para empleados…

Según cuál sea el objetivo del evento de empresa la organización será de un tipo u otra:

  • Actos de imagen de empresa o marca.
  • Actos de carácter comercial: ejemplo, presentaciones de un producto.
  • Actos de motivación o cohesión de internos: ejemplo, una Jornada de puertas abiertas para familiares de empleados.
  • Actos políticos: ejemplo, lobby.

También hay que tener en cuenta dentro de un evento de empresa a quién se dirige el acto.

  • Institucional: Dirigidos a reforzar la imagen de la empresa.
  • Social: Dirigidos a reforzar la imagen en la comunidad.
  • Interno: Dirigidos a reforzar la imagen entre los empleados.

Una vez definido el carácter del evento es importante estudiar el protocolo del acto. Para los eventos de empresa hay varios tipos:

Evento Protocolizado

En el que los invitados tienen una mesa asignada indicándoles además el asiento que deben ocupar en la misma. Se caracteriza por un buen sistema de indicación del protocolo, pudiendo combinar la aplicación de diferentes modelos.

Evento Semiprotocolizado

En el que todos los invitados disponen de mesa asignada pero no existe ninguna directriz en cuanto al asiento a ocupar por cada uno. El sistema de indicación del protocolo habitual es el panel.

Con mesas reservadas

En el que se reserva mesas cercanas a presidencia a efectos de controlar la ocupación de las mismas. No requiere indicaciones del protocolo y también requiere una excelente coordinación del personal auxiliar de protocolo que informará a los invitados de las mesas reservadas en las que se habrá colocado un cartel de reservado. Permite la libre elección de mesa y asiento que facilita la ubicación de personalidades que no hayan podido incluirse en la mesa presidencial.

Sin protocolizar

Aquel en el que excepto en la mesa presidencial no existe protocolo alguno, pudiendo elegir los invitados la mesa y asiento a ocupar. No requiere sistema de indicación del protocolo, si bien, requiere una importante coordinación del personal auxiliar de protocolo que evitará que las mesas próximas a presidencia queden vacías.