Cómo organizar organizar un evento de empresa

Un congreso es un encuentro de profesionales de duración variada (de 2 a 4 días) que se reúnen cada cierto tiempo para debatir y mostrar al colectivo de los congresistas y a la sociedad los avances obtenidos desde el último congreso. Puede haber diferentes tipos de congreso según el ámbito y la finalidad.

 Ámbito

  • Provincial
  • Autonómico
  • Nacional
  • Europeo
  • Iberoamericano
  • Internacional

Finalidad

  • Científico: los temas a debatir son de ese carácter.
  • Profesional: organizados por los colegios oficiales.
  • De estudio de problemas públicos: convocados por estamentos públicos.

 Para la organización de un congreso hay que tener en cuenta una serie de delimitaciones previas.  La primera de ellas es la elección de las fechas de un congreso:

  • Evitar temporada turística para negociar mejores precios en los traslados y hoteles y así no encontrar dificultades de alojamiento.
  • Evitar fechas de eventos multitudinarios que puedan ocasionar problemas de alojamiento.
  • Evitar fechas de vacaciones de los potenciales congresistas.               

El segundo punto a tener en cuenta es el lugar. Estos son los factores que influyen en la elección de una ciudad como sede de un congreso:

  • Dónde se encuentra la entidad organizadora.
  • Tipo de congreso.
  • Finalidad del mismo.
  • Red de comunicaciones: un congreso internacional debe celebrarse en una ciudad que tenga aeropuerto (mejor internacional), con estructuras hoteleras capaces y con interés histórico, artístico y turístico. También en los congresos nacionales es importante la capacidad hotelera y que haya aeropuerto.
  • Atractivos de la ciudad.

Una vez elegido el destino, hay que decidir el lugar para la celebración del congreso. Los lugares más comunes suelen ser:

  • Palacio de congresos
  • Hoteles
  • Centros culturales
  • Universidades
  • Ferias
  • Otros

Recomendaciones para organizar un evento de empresa

Una vez decididas las fechas, la ciudad y el lugar hay que planificar el congreso teniendo en cuenta diferentes aspectos.

  1. Petición de permisos oficiales. Cuando sea necesario, sobre todo si es un lugar público.
  2. Confección de listados.
    1. Listado de Congresistas.
    2. Listado de Ponentes.
    3. Listado de Comité Organizador.
    4. Listado de Comité Científico.
    5. Listado de Comité Honorífico.
    6. Listado de Comité Financiación.
  3. Invitación a formar parte del Comité de Honor
  4. Agradecimientos por aceptación.
  5. Designación Comité Honorífico
  6. Invitación a ponentes y vocales o moderadores de Comisiones de Trabajo
  7. Listados de Ponentes, vocales o moderadores
  8. Programa preliminar. Datos que incluye:
    1. Datos del congreso.
    2. Boletín de inscripción.
    3. La sede del congreso y la sede de la Secretaría Técnica
    4. Boletín de reserva de alojamiento.
  9. Convocatoria a congresistas
  10. Póster
  11. Envío a ponentes, vocales o moderadores de programa preeliminar
  12. Envío a comunicantes de su aceptación para presentar comunicación
  13. Preparación de certificados
  14. Listados de comisiones de trabajo
  15. Lista de congresistas
  16. Confirmación a participantes de su inspiración y reserva de hotel.
  17. Programa definitivo
  18. Envío de programa definitivo a congresistas inscritos.
  19. Envío a ponentes, vocales moderadores de informaciones útiles.
  20. Contratación de personal auxiliar
  21. Instrucciones de personal auxiliar
  22. Contratación coffee-break y almuerzos incluidos en programa de trabajo
  23. Habilitación, equipamiento técnico y ornamentación Salón Plenario (anexo)
  24. Habilitación, equipamiento técnico y ornamentación de salas de comisiones de trabajo
  25. Habilitación, equipamiento técnico y ornamentación Secretaría Técnica.
  26. Habilitación, equipamiento técnico y ornamentación otras salas (anexo)
  27. Preparación material para entrega a ponentes, moderadores y congresistas
  28. Acreditaciones resto invitados e internas
  29. Diplomas